E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht oder nicht?
Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Eingehende E-Rechnungen, zum Beispiel von deinem Steuerberater oder Softwareanbieter, musst du aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.
Ausstellen: Kleinunternehmer sind ausgenommen
Die E-Rechnungspflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, regelt § 34a UStDV, dass die Rechnung abweichend davon immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden kann. Du darfst also weiter PDF oder Papier verwenden, egal ob dein Kunde eine Privatperson oder ein Unternehmen ist.
Auf die Rechnung gehört weiterhin der Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel: „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“ Die Pflichtangaben für solche Rechnungen stehen in § 34a UStDV.
Freiwillig kannst du E-Rechnungen ausstellen. Das Gesetz verlangt dafür die Zustimmung des Empfängers (§ 14 Abs. 1 UStG). Für Geschäftskunden, die selbst E-Rechnungen verarbeiten, ist das oft bequemer.
Empfangen: Das gilt für dich trotzdem
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer sind davon nicht ausgenommen (siehe Quellen). Laut Bundesregierung (Stand 11.09.2024) genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt. Zum Verbuchen und Archivieren brauchst du in der Regel eine Software, denn der maschinenlesbare Teil muss unverändert aufbewahrt werden.
Was als E-Rechnung zählt:
- XRechnung: reines XML nach EN 16931 mit zusätzlichen deutschen Regeln.
- ZUGFeRD: eine PDF mit eingebettetem XML. Laut BMF reichen die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht, EN 16931 ist eine geeignete Wahl.
- Nicht ausreichend: einfache PDF, Word-Datei oder Scan.
Auf einen Blick
| Situation | Pflicht für Kleinunternehmer? |
|---|---|
| Rechnung an Privatkunden schreiben | Nein, E-Rechnung ist hier nicht vorgeschrieben. |
| Rechnung an ein Unternehmen schreiben | Nein (§ 34a UStDV). Freiwillig möglich. |
| Rechnung bis 250 € brutto | Nein, Kleinbetragsrechnungen sind generell ausgenommen. |
| E-Rechnung eines Lieferanten erhalten | Ja, du musst sie seit 1. Januar 2025 empfangen können. |
| Eingegangene E-Rechnung aufbewahren | Ja, maschinenlesbar und unverändert. Dauer der Frist mit dem Steuerberater klären. |
Wann sich das ändert
Die Ausnahme gilt nur, solange du Kleinunternehmer bist. Nach § 19 UStG liegen die Grenzen bei 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Wer freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist mindestens fünf Kalenderjahre daran gebunden (§ 19 Abs. 3).
Danach gelten für B2B-Rechnungen im Inland die allgemeinen Fristen:
- 2025 und 2026: Übergangsregeln. Papier ist möglich, eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Die Übergangsregel gilt nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug.
- Ab 2028: Die Übergangsregeln enden, die E-Rechnung gilt für alle.
Wer absehbar über die Grenzen wächst, sollte ein Rechnungsprogramm verwenden, das E-Rechnungen schon kann. Dann ist der spätere Wechsel nur noch ein Schalter in den Einstellungen.
Alle Fristen und die 800.000-€-Grenze habe ich in einem eigenen Beitrag erklärt: E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfe, ob dein E-Mail-Postfach E-Rechnungen annimmt. XML-Anhänge und ZUGFeRD-PDFs dürfen nicht vom Spamfilter oder einer Mail-Regel verschluckt werden.
- Lege fest, wo du eingehende E-Rechnungen unverändert ablegst.
- Entscheide, ob du schon jetzt freiwillig E-Rechnungen verschickst, etwa an Geschäftskunden, die danach fragen.
- Behalte deinen Jahresumsatz im Blick, damit du einen Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung rechtzeitig bemerkst.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf die Rechnung laut § 34a UStDV immer als „sonstige Rechnung“ übermittelt werden, zum Beispiel als PDF oder auf Papier. Eine E-Rechnung kannst du freiwillig ausstellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt.
Reicht eine normale PDF-Rechnung?
Als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen weiter als normale PDF oder auf Papier schreiben. Eine einfache PDF gilt aber nicht als E-Rechnung. Als E-Rechnung zählen nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht erfasst.
Was ändert sich, wenn ich kein Kleinunternehmer mehr bin?
Dann gelten die allgemeinen Fristen für B2B-Rechnungen im Inland: bis Ende 2026 Übergangsregeln, 2027 nur noch eine Verlängerung für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Quellen und Hinweise
- § 14 UStG, § 19 UStG und § 34a UStDV (Gesetzestexte, abgerufen am 16. Oktober 2026)
- E-Rechnungspflicht 2025–2028: Leitfaden (kostenlose-erechnung.de) für Fristen, Formate und Kleinbetragsrechnungen
- E-Rechnung für Kleinunternehmer (sevdesk, Stand 10.04.2026) für Empfang per E-Mail-Postfach
Die Fristen und die Aussagen zum Empfang stammen aus diesen Fachartikeln, die das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und die BMF-Fragen und Antworten auswerten. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Dieser Text ist keine Steuerberatung, bei Zweifeln frage deinen Steuerberater oder dein Finanzamt.
Weitere Ratgeber
In eigener Sache: Ich entwickle ZorroBilly, eine Rechnungsapp für den Mac. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG lässt sich dort in den Einstellungen einschalten, E-Rechnungen nach ZUGFeRD und X-Rechnung erstellt die App ebenfalls.