Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben nach § 19 UStG
Kurz gesagt: Eine Rechnung von Kleinunternehmern braucht nach § 34a UStDV sechs Angaben: Namen und Anschriften beider Seiten, deine Steuernummer (oder USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer), das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Gesamtentgelt und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen.
Die Pflichtangaben im Überblick
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (du) | Max Mustermann, Beispielstraße 1, 12345 Musterstadt |
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Beispiel GmbH, Hauptstraße 5, 54321 Beispielstadt |
| Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | Steuernummer 12/345/67890 |
| Ausstellungsdatum | 20.10.2026 |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | Webdesign, 12 Stunden |
| Gesamtentgelt | 960,00 € |
| Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer | „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“ |
Wird die Rechnung nicht von dir, sondern vom Leistungsempfänger oder einem von ihm beauftragten Dritten ausgestellt, gehört außerdem der Vermerk „Gutschrift“ darauf.
Was du zusätzlich angeben solltest
Das Gesetz verlangt für Kleinunternehmer weniger als für andere Unternehmer. Vor allem eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Zeitpunkt der Leistung stehen nicht in der Liste von § 34a UStDV. Ich empfehle sie trotzdem:
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Sie macht deine Belege eindeutig und erleichtert Archiv und Buchhaltung. Mehr dazu in meinem Beitrag Rechnungsnummer vergeben.
- Leistungsdatum oder Zeitraum: Es vermeidet Rückfragen, vor allem wenn Leistung und Rechnung in verschiedenen Monaten liegen.
- Zahlungsziel und Bankverbindung: Das ist keine Pflicht, aber der Kunde weiß, wann und wohin er zahlen soll.
Keine Umsatzsteuer ausweisen
Als Kleinunternehmer berechnest du keine Umsatzsteuer und darfst sie auch nicht gesondert ausweisen. Wer Steuer in einer Rechnung ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Eine Berichtigung gibt es nur, wenn kein Vorsteuerabzug erfolgt ist oder zurückgezahlt wurde, und nur mit Zustimmung des Finanzamts. Deine Rechnung zeigt deshalb nur den Gesamtbetrag und den Hinweis auf die Befreiung.
Ein Kunde mit Vorsteuerabzug kann sich bei Kleinunternehmer-Rechnungen keine Vorsteuer erstatten lassen, weil keine ausgewiesen ist. Das ist normal.
Die Umsatzgrenzen
Die Befreiung nach § 19 UStG gilt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Behalte deinen Umsatz im Blick, damit du einen Wechsel zur Regelbesteuerung rechtzeitig bemerkst. Danach braucht jede Rechnung die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG mit Steuersatz und Steuerbetrag.
E-Rechnung für Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen auch weiter als einfache PDF oder auf Papier schreiben. Eine E-Rechnung ist freiwillig. Mehr dazu in meinen Beiträgen E-Rechnung für Kleinunternehmer und ZUGFeRD oder XRechnung.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer vergeben?
§ 34a UStDV nennt die Rechnungsnummer nicht unter den Pflichtangaben für Kleinunternehmer. Ich empfehle trotzdem eine fortlaufende, einmalige Nummer, damit deine Belege nachvollziehbar sind und du dein Archiv ordentlich führen kannst. Frage im Zweifel deinen Steuerberater.
Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen?
Nein, du solltest es nicht tun. Wer Umsatzsteuer in einer Rechnung ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Eine Berichtigung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit Zustimmung des Finanzamts möglich.
Welchen Hinweis schreibe ich auf die Rechnung?
Auf die Rechnung gehört ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ein gängiger Wortlaut ist: „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“
Welche Steuernummer muss auf die Rechnung?
Angegeben werden muss laut § 34a UStDV deine Steuernummer, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Eine USt-IdNr. brauchst du als Kleinunternehmer nicht.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenzen überschreite?
Die Befreiung gilt, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Überschreitest du die Grenzen, gilt die Befreiung nicht mehr und du musst Umsatzsteuer ausweisen. Ab wann genau, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Quellen und Hinweise
- § 34a UStDV, § 19 UStG und § 14c UStG (Gesetzestexte, abgerufen am 20. Oktober 2026)
Die Beispiele zur Rechnungsnummer und zum Leistungsdatum sind meine Empfehlungen, keine gesetzlichen Pflichten. Dieser Text ist keine Steuerberatung, bei Zweifeln frage deinen Steuerberater oder dein Finanzamt.
Weitere Ratgeber
In eigener Sache: Ich entwickle ZorroBilly, eine Rechnungsapp für den Mac. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG lässt sich dort in den Einstellungen einschalten, der Hinweis wird dann automatisch auf die Rechnung gesetzt.