E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Fristen, 800.000-€-Grenze und Ausnahmen
Kurz gesagt: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an andere inländische Unternehmer noch als Papier oder PDF verschickt werden. Für 2027 ausgeführte Umsätze gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht, die nicht dauerhaft ausgenommen sind, zum Beispiel Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Die Fristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (§ 14 Abs. 2 UStG). Der Übergang ist in § 27 Abs. 38 UStG geregelt.
| Wann ausgeführt | Was gilt |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papier oder elektronisch in einem anderen Format (z. B. PDF) mit Zustimmung des Empfängers. Die Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Eine E-Rechnung ist freiwillig möglich. |
| 2027 | Die Übergangsregel gilt nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) höchstens 800.000 € betrug. Sonst ist eine E-Rechnung nötig. Bis Ende 2027 ist mit Zustimmung des Empfängers zusätzlich ein Austausch per EDI möglich. |
| Ab 2028 | Die Übergangsregeln enden. Die E-Rechnung gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, die nicht dauerhaft ausgenommen sind. |
Auch während der Übergangszeit kannst du jederzeit freiwillig E-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen inländische Unternehmer sie seit dem 1. Januar 2025.
Die 800.000-€-Grenze
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr, für 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Er richtet sich nach § 19 Abs. 2 UStG: die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geld, das tatsächlich eingegangen ist. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit.
Der Wert weicht deshalb oft von der BWA oder dem Jahresabschluss ab. „Höchstens 800.000 €“ heißt: Wer genau 800.000 € erreicht, fällt noch unter die Übergangsregel. Liegst du in der Nähe der Grenze, lass den Gesamtumsatz 2026 ermitteln, bevor du dich entscheidest.
Rechnungen für Leistungen, die du bis Ende 2026 erbracht, aber erst im neuen Jahr abrechnest, solltest du vorsorglich schon als E-Rechnung ausstellen oder dazu mit deinem Steuerberater sprechen. Die Ausnahme für 2026 hängt nach dem Gesetzestext an der Übermittlung bis zum 31. Dezember 2026, und Fachartikel gehen deshalb davon aus, dass später übermittelte Rechnungen als E-Rechnung gestellt werden müssen.
Wer dauerhaft ausgenommen bleibt
| Fall | Warum |
|---|---|
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Die Rechnung darf nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. |
| Rechnungen an Privatpersonen | Die Pflicht betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen (§ 14 Abs. 2 UStG). |
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 € | Nach § 33 UStDV darf die Rechnung immer als sonstige Rechnung übermittelt werden. |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | Hier besteht keine Ausstellungspflicht, zum Beispiel bei Heilbehandlungen (§ 14 Abs. 2 UStG). |
| Kunden im Ausland | Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische Unternehmer, die an inländische Empfänger leisten. |
Die Ausnahmen betreffen die Ausstellung. Eingehende E-Rechnungen musst du als inländischer Unternehmer trotzdem empfangen können. Wie das als Kleinunternehmer aussieht, steht in meinem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist ein Dokument in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). In der Praxis sind das XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Beim ZUGFeRD-Format reichen die Profile MINIMUM und BASIC WL nach der gängigen Auslegung nicht aus, geeignet ist zum Beispiel EN 16931. Eine einfache PDF, ein Word-Dokument oder ein Scan gelten nicht als E-Rechnung.
Was du jetzt tun solltest
- Ermittle deinen Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG und prüfe, ob du über oder unter 800.000 € liegst.
- Prüfe, ob deine Rechnungssoftware E-Rechnungen kann, und stelle sie auf ZUGFeRD oder XRechnung um, bevor du sie brauchst.
- Frage deine Geschäftskunden, in welchem Format sie E-Rechnungen erwarten.
- Richte ein Postfach ein, das E-Rechnungen annimmt, und eine Ablage, die die Dateien unverändert aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist klärst du mit deinem Steuerberater.
- Behalte die Rechnungen im Jahreswechsel 2026/2027 im Blick, damit nichts mit dem falschen Format hinausgeht.
Häufige Fragen
Muss ich ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schreiben?
Nur wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag und du Leistungen an andere inländische Unternehmer abrechnest. Bei höchstens 800.000 € darfst du für 2027 ausgeführte Umsätze noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, letzteres mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle, die nicht dauerhaft ausgenommen sind.
Wie wird die 800.000-€-Grenze berechnet?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG: die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen zählen nicht mit. Der Wert kann von der BWA oder dem Jahresabschluss abweichen. Bei Grenznähe lass ihn vom Steuerberater ermitteln.
Bin ich als Kleinunternehmer ausgenommen?
Ja. Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf die Rechnung laut § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, zum Beispiel als PDF. Eine E-Rechnung kannst du freiwillig schreiben. Empfangen können musst du sie aber seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Ausstellungspflicht nach § 14 Abs. 2 UStG betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können weiter als PDF oder auf Papier gestellt werden.
Zählt eine einfache PDF als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF oder ein Scan ist eine sonstige Rechnung.
Quellen und Hinweise
- § 14 UStG, § 19 UStG, § 27 UStG, § 33 UStDV und § 34a UStDV (Gesetzestexte, abgerufen am 20. Oktober 2026)
- E-Rechnungspflicht 2027 (kostenlose-erechnung.de, aktualisiert 05.10.2026) und E-Rechnung 2027 und 2028 (ETL, Stand 20.10.2026) als Fachartikel zu Fristen und Umsatzgrenze
Die Hinweise zur Frist und zu Rechnungen im Jahreswechsel sowie zu den ZUGFeRD-Profilen beruhen auf diesen Fachartikeln und meiner Auslegung. Verbindlich sind die Gesetze und die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Dieser Text ist keine Steuerberatung, bei Zweifeln frage deinen Steuerberater oder dein Finanzamt.
Weitere Ratgeber
In eigener Sache: Ich entwickle ZorroBilly, eine Rechnungsapp für den Mac. E-Rechnungen nach ZUGFeRD und X-Rechnung erstellt die App, und die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG lässt sich in den Einstellungen einschalten.