ZUGFeRD oder XRechnung: Welches E-Rechnungsformat passt zu dir?
Kurz gesagt: Beide Formate sind in Deutschland als E-Rechnung zulässig und beruhen auf der Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML. Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 oft die bequemere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung wie ein normales PDF lesen kann. Für Rechnungen an Behörden brauchst du die XRechnung.
Der Unterschied auf einen Blick
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbar für Menschen | Nur mit Viewer oder Software | Wie jedes PDF, die XML-Daten sind für den Leser unsichtbar |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden | Rechnungen an Geschäftskunden, auch ohne Automatisierung |
| Behörden | Pflichtformat, Adressierung über die Leitweg-ID | Wird von Behördenportalen üblicherweise nicht angenommen |
| Norm | EN 16931 mit deutschen Zusatzregeln | EN 16931 (Profil EN 16931), 2.x kompatibel mit Factur-X |
Wichtig: Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten XML-Daten der maßgebliche Teil. Das PDF dient nur der Ansicht. Beide müssen zueinander passen.
ZUGFeRD-Profile: Nicht jedes reicht
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Nach den Auslegungen der Finanzverwaltung genügen MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung, weil sie nicht alle erforderlichen Angaben enthalten. BASIC ist danach nicht pauschal ausgeschlossen. Als Standardwahl gilt das Profil EN 16931.
Ein ZUGFeRD-Dokument im Profil EN 16931 ist nicht automatisch eine XRechnung. Die XRechnung ergänzt die Norm um nationale Regeln, zum Beispiel für die Leitweg-ID. Und ZUGFeRD 1.0 entspricht der Norm EN 16931 nicht, nimm also mindestens Version 2.x.
Welches Format für wen?
| Dein Kunde | Meine Empfehlung |
|---|---|
| Privatperson | Keine E-Rechnung nötig, PDF genügt. |
| Kleiner Geschäftskunde, Steuerberater | ZUGFeRD (Profil EN 16931). Der Kunde kann das PDF öffnen und die Software kann die Daten lesen. |
| Größeres Unternehmen mit automatisierter Verarbeitung | Frage nach dem gewünschten Format, häufig XRechnung oder ZUGFeRD. |
| Behörde, Kommune, öffentlicher Auftraggeber | XRechnung mit Leitweg-ID, Übertragung über das vorgegebene Portal. |
Die Fristen, ab wann die E-Rechnung für Geschäftskunden Pflicht ist, stehen in meinem Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du keine E-Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Eine einfache PDF genügt weiterhin, mehr dazu in meinem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist aber eine gute Wahl, wenn Geschäftskunden danach fragen, weil sie wie eine normale PDF aussieht und trotzdem alle Daten enthält.
Was du prüfen solltest
- Frage neue Geschäftskunden, welches Format sie brauchen. Behörden geben es meistens vor.
- Prüfe in deiner Rechnungssoftware, welche ZUGFeRD-Version und welches Profil sie erzeugt. Es sollte mindestens Version 2.x mit Profil EN 16931 sein.
- Nutze einen Validator, um deine Dateien zu prüfen. Er zeigt, ob Pflichtangaben fehlen.
- Lege fest, wo du die Datei unverändert ablegst. Bei ZUGFeRD ist das die ganze PDF-Datei mit dem eingebetteten XML.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildansicht. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Beide Formate beruhen auf der europäischen Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung, wenn Profil und Inhalt passen.
Welches Format brauche ich für Rechnungen an Behörden?
Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die XRechnung vorgeschrieben, Länder und Kommunen haben eigene Vorgaben. Behörden werden über eine Leitweg-ID adressiert. Ein ZUGFeRD-PDF wird von Behördenportalen üblicherweise nicht angenommen, auch nicht im Profil XRECHNUNG. Frage vorab beim Empfänger nach dem gewünschten Format und dem Übertragungsweg.
Reicht jedes ZUGFeRD-PDF als E-Rechnung?
Nein. Nach den Auslegungen der Finanzverwaltung genügen die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL nicht, weil sie nicht alle erforderlichen Rechnungsdaten enthalten. Geeignet ist zum Beispiel das Profil EN 16931. Version 1.0 von ZUGFeRD entspricht nicht der Norm EN 16931.
Kann ich als Kleinunternehmer bei der normalen PDF bleiben?
Ja. Für Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf die Rechnung laut § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, zum Beispiel als einfache PDF. Eine E-Rechnung kannst du freiwillig schreiben. Empfangen können musst du sie seit dem 1. Januar 2025.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine Behörde als Rechnungsempfänger adressiert wird. Sie gehört bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in die XRechnung, damit die Rechnung beim richtigen Empfänger landet.
Quellen und Hinweise
- § 14 UStG und § 34a UStDV (Gesetzestexte, abgerufen am 20. Oktober 2026)
- ZUGFeRD vs. XRechnung (Lido, Stand 19.05.2026) für Aufbau, Zielgruppen und Leitweg-ID
- E-Rechnungspflicht 2025–2028: Leitfaden (kostenlose-erechnung.de, aktualisiert 05.10.2026) für Profile und die Auslegung der Finanzverwaltung
Die Aussagen zu den Profilen beruhen auf diesen Fachartikeln, die die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums wiedergeben. Verbindlich sind die Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums und die Vorgaben deines Kunden. Dieser Text ist keine Steuerberatung.
Weitere Ratgeber
In eigener Sache: Ich entwickle ZorroBilly, eine Rechnungsapp für den Mac. Die App erstellt E-Rechnungen nach ZUGFeRD und X-Rechnung, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG lässt sich in den Einstellungen einschalten.